Omgevingswet: neem 1 januari als startpunt, geen eindpunt.

Zachte landing van je gebruikers

Alle processen zijn ingericht, de benodigde koppelingen (zoals DSO-STAM, DSO-SWF en STTR) zijn gelegd en de juiste documenten zijn gekoppeld. En natuurlijk zijn de gebruikers van je (nieuwe) VTH-pakket geïnstrueerd. De verleiding is groot om te denken dat je klaar bent. Maar dan begint het eigenlijk pas. Dan kom je erachter of alles wat je van tevoren uitvoerig hebt getest ook in de praktijk werkt. Het Engelse spreekwoord luidt niet voor niets “The proof of the pudding is in the eating”.

Voor een zo zacht mogelijke landing van je gebruikers kun je de komende maanden nog wel het een en ander doen. Denk bijvoorbeeld aan extra aandacht voor training en voldoende tijd om de nieuwe werkprocessen te doorlopen. Vergeet ook niet de gebruikersondersteuning in de eerste weken van het nieuwe jaar, zodat je snel eventuele problemen in het werkproces binnen de applicatie kan tackelen. De nieuwe VTH-applicaties zijn bovendien nog relatief jong, dus de leercurve is vaak wat steiler dan verwacht. Zeker als je pas op 1 januari je nieuwe pakket in gebruik neemt.

Goed beeld van uitdagingen en problemen

Tegelijkertijd is het lastig te voorspellen wat je precies kan verwachten in de aanloop naar de Omgevingswet. Wellicht ontvang je in december nog een groot aantal aanvragen onder de huidige wetgeving. In dat geval verwerk je in de eerste drie maanden vooral WABO-aanvragen, minder tot geen aanvragen onder de Omgevingswet en werken je medewerkers misschien wel met verschillende systemen tegelijkertijd. Het is dan ook verstandig om je nieuwe processen pas te gaan finetunen als je een goed beeld hebt van de mogelijke uitdagingen en problemen. In veel gevallen zal dat pas ergens in het eerste kwartaal van 2024 zijn, al kun je kleinere aanpassingen natuurlijk meteen doorvoeren.

De vele praktijk- en ketentests wijzen tot dusver uit dat het doen van aanvragen in het nieuwe Omgevingsloket niet altijd even eenduidig is. Houd dus rekening met veel vragen van burgers of andere belanghebbenden door voldoende capaciteit beschikbaar te hebben binnen je organisatie. Vergeet daarbij ook niet je frontoffice of klantcontactcentrum, die vaak het merendeel van de meldingen afhandelen.

Doorontwikkeling in de keten

Je nieuwe VTH-pakket is na 1 januari ook niet ‘af’. Veel applicaties zijn geheel opnieuw ontworpen voor de nieuwe wetgeving en voldoen inmiddels (bijna) aan de wettelijke standaarden. De echte doorontwikkeling volgt nog en kan nog wel 1,5 – 2 jaar aanhouden. Hetzelfde geldt voor het DSO, de toepasbare regels en de plansoftware. Houd dan ook rekening met een doorontwikkeling in de gehele keten door ook na het eerste kwartaal voldoende ondersteuning beschikbaar te hebben, zodat je hiervan als organisatie kan profiteren.

Pakketkeuze opnieuw toetsen

Veel applicaties in de keten, of het nu gaat om je VTH-pakket, je regel- en/of plansoftware, zijn veelal aangeschaft toen de contouren van de Omgevingswet nog werden geschetst, wat logisch is gezien een wetswijziging van dit formaat. In veel gevallen zal de keuze dan ook gemaakt zijn op basis van een toekomstschets van de leverancier en is de toegezegde functionaliteit gaandeweg gerealiseerd of staat nog op de planning. Het langdurige uitstel enerzijds en de besluitvorming anderzijds stelt je als organisatie daarmee wel in staat om opnieuw te toetsen of de keuze die je destijds maakte nog steeds de juiste is en bijvoorbeeld een nieuwe pakketselectie te starten.

Bovendien kun je dan met de opgedane ervaring (ook van collega-organisaties) en kennis uit het vorige selectietraject je Programma van Eisen nog scherper neerzetten. Mocht je die route willen inslaan, stel je dan vervolgens de vraag of je huidige software nog voldoende ondersteuning biedt voor optimale dienstverlening naar de burger en in hoeverre een nieuw/ander softwarepakket dit anders of beter kan. Het gras is zeker niet altijd groener aan de andere kant, maar het kan zeker lonen om je originele keuze te heroverwegen.

The proof of the pudding is in the eating

Het moge duidelijk zijn dat met de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari de reis pas van start gaat en dat er zowel in de tussentijd als daarna nog veel op je af komt. In dit blog hebben we een poging gedaan om enkele scenario’s te schetsen. Maar ook wij weten natuurlijk niet precies wat je de komende tijd nog kan verwachten. Het enige dat je kan doen is je hierop zo goed mogelijk voorbereiden en bewust zijn van de mogelijkheden en kansen die we hierboven uiteenzetten.