Gemeente Duiven en Westervoort bouwen met Solviteers aan eenvoudig & eenduidig Ruimtelijk Ontwikkeling (RO)-proces in Rx.Mission 

Een helder, gestroomlijnd en geborgen werkproces voor het team van Ruimtelijke Ontwikkeling. 1Stroom, de werkorganisatie voor de gemeente Duiven en Westervoort, klopte met die wens aan bij Solviteers. Met onze ondersteuning aan 1Stroom werd die wens werkelijkheid. Florian, IT Consultant, hielp bij het in kaart brengen en ontwerpen van het proces. Daarnaast heeft Florian het proces ingericht in Rx.Mission en gebruikerstrainingen voor Rx.Base verzorgd. 

“Er bestond nog geen vast werkproces voor het wijzigen van het omgevingsplan. Solviteers hielp ons om dit op te bouwen, met veel kennis van zowel de software als de wettelijke procedure.” - Bas Köster, Coördinator Omgevingsplan bij 1Stroom

De uitdaging: proces van nul opbouwen

1Stroom had nog geen vast werkproces voor het wijzigen van het omgevingsplan. Het interne kernteam omgevingsplan bij 1Stroom heeft genoeg inhoudelijke experts, maar de kennis en tijd om een werkproces te bouwen in Rx.Mission ontbrak. Een eenduidige werkwijze is cruciaal om procedures efficiënt en foutloos te laten verlopen. Vandaar de wens van 1Stroom: het in kaart brengen van het proces, deze eenduidig maken en inrichten in Rx.Mission, de software die al in gebruik is binnen het VTH-domein.

Daarom werd Solviteers ingeschakeld: een bekende partij voor 1Stroom. Vanwege een eerdere samenwerking rond Rx.Mission zagen zij Solviteers als dé partij om dit project op te pakken. En ook nu is Solviteers nog steeds werkzaam voor 1Stroom.

De aanpak: vijf fasen met Solviteers in de lead

IT-Consultant Florian van Solviteers begeleidde het project van begin tot eind:

Inventarisatie & workshops

Samen met het kernteam bracht Florian bestaande kennis in kaart. In zeven fysieke sessies zijn de gewenste processen visueel uitgewerkt (brown paper workshops), inclusief stakeholders, documenten en rollen.

Vastleggen in Archimate

De uitkomsten zijn vastgelegd in Archimate, de tool die 1Stroom gebruikt voor procesbeschrijvingen. Zo werd een duidelijke, overdraagbare structuur gecreëerd.

Inrichting in Rx.Mission

Omdat er geen procesmodule voor het werkproces beschikbaar is voor Rx.Base, is gekozen voor Rx.Mission. Florian richtte het nieuwe RO-proces daarin volledig in, stap voor stap, zoals gebruikers het straks doorlopen.

Gebruikerstrainingen

Florian trainde de beleidsmedewerkers ruimtelijke ontwikkeling in het gebruik van de applicatie RX.Base en het doorlopen van het nieuwe werkproces.

Nazorg & fine-tuning

Tot slot was Florian nog één dag beschikbaar voor nazorg, vragen en verdere afstemming.

Het resultaat: klaar voor gebruik

Het nieuwe proces is inmiddels ingericht en wordt door 1Stroom zelf aangevuld met eigen documenten en getest. Binnenkort wordt het ook echt in gebruik genomen bij een wijzigingsprocedure van het omgevingsplan. Dit ingerichte werkproces zal voor duidelijkheid en een uniforme werkwijze zorgen: iedereen werkt op dezelfde manier, via één vast proces. Bas Köster: “We gaan het werkproces nu aanvullen met eigen documenten en dan kunnen we het in de praktijk brengen. De structuur staat, en dat is precies wat we nodig hadden.”

Tevreden klant, succesvolle samenwerking

De samenwerking tussen Solviteers en 1Stroom verliep soepel. Dankzij de inhoudelijke én technische kennis van Florian kon het project vlot en efficiënt worden uitgevoerd. De gemeente kijkt tevreden terug op het traject en zou Solviteers zonder twijfel aanbevelen aan andere gemeenten. Bas Köster: “Florian was niet alleen technisch sterk, maar ook prettig in de omgang. En dat telt mee in zo’n traject waarin we intensief samenwerken.”