Eleos vereenvoudigt het EPD met Solviteers: sneller, overzichtelijker en klaar voor de toekomst

Eleos, specialist in christelijke GGZ, wilde de stap zetten naar een moderner en gebruiksvriendelijker EPD. Het bestaande mijnQuarant was complex en kostte veel tijd om mee te werken. Dit vroeg om een vernieuwing die past bij de digitale verwachtingen van vandaag. 

Overstap naar mQ-lijn van het EPD

Solviteers-adviseur Marty Anthonio ondersteunde Eleos bij de overstap naar de nieuwe mQ-lijn: een SaaS-oplossing die eenvoud, snelheid en betere ondersteuning van behandelaren centraal stelt. Binnen 6 maanden stond een vernieuwd, compacter dossier klaar. Met daarna begeleiding op locatie, strakke communicatie en directe ondersteuning voor behandelaren.

"Collega’s ervaren het dossier nu écht als een verbetering. Dat merk je terug in kwaliteit van zorg en in de motivatie van teams." – Ewoud de Jong, Geneesheer-Directeur Eleos

De uitdaging: een complex EPD eenvoudig maken

Het oude EPD vergde veel handelingen om informatie terug te vinden. Voor behandelaren betekende dit:

• veel klikken om cruciale gegevens te bereiken
• zoekwerk dat zorgde voor veel indirecte tijd en hogere werkdruk
• weinig overzicht, vooral in crisissituaties waarin snel handelen essentieel is
• lastige onboarding van jonge professionals en artsen in opleiding

Bij Eleos ontstond het besef: dit moet eenvoudiger, sneller en moderner. Vanuit de Centrale Ondersteunende Diensten (COD) werd het initiatief genomen om de overstap te maken naar de nieuwe mQ-lijn.

De aanpak: in korte tijd naar een vernieuwd, overzichtelijk EPD

Solviteers werd gevraagd om te helpen vanwege de kennis van zowel Eleos als organisatie en de mQ-lijn. Vanuit eerdere projecten was Marty een bekende binnen Eleos, wat snel schakelen binnen de organisatie mogelijk maakte en waardoor dit project in 6 maanden gerealiseerd kon worden.

In deze periode werd:

• het oude dossier geschikt gemaakt voor de mQ-lijn
• mQ-Behandelaar en mQ-Kliniek ingericht
• het dossier inhoudelijk vereenvoudigd
• op alle locaties ondersteuning geboden tijdens de overgang
• een strak communicatieplan uitgevoerd: mailings, (digitale) spreekuren, begeleiding op locatie

Intensieve samenwerking met inhoudelijke experts

Bij de inrichting werden specialisten per zorgvorm nauw betrokken. Formulieren en dossierdelen zijn ‘platgeslagen’ om het gebruiksgemak te verhogen zonder tekort te doen aan de inhoud

“We verwachtten enige weerstand. Maar iedereen was juist blij met een compacter dossier dat veel praktischer werkt. Dat was boven verwachting.” – Marty Anthonio, Adviseur Solviteers

Tijdens de livegang was het projectteam dagelijks beschikbaar. Marty en functioneel beheerders van het COD waren vaak op locatie om behandelaren direct te helpen om een soepele overgang te waarborgen.

Het resultaat: meer overzicht, minder tijd kwijt en betere kwaliteit van zorg

Al binnen de eerste maand na livegang zagen Ewoud en zijn collega’s duidelijke verbeteringen:

• het dossier is overzichtelijker en sneller te doorgronden
• de regiebehandelaar en verantwoordelijkheden zijn direct zichtbaar
• behandelaren vinden sneller de informatie die ze nodig hebben
• minder indirecte tijd, meer ruimte voor directe zorg
• grote tevredenheid onder teams, inclusief artsen in opleiding

Daarnaast heeft Eleos een helder proces voor doorontwikkeling: verbeterwensen gaan via de EPD-commissie, zodat er eigenaarschap en sturing is.

Tevreden klant, succesvolle samenwerking

De snelle realisatie, de goede begeleiding en de duidelijke communicatie zorgden ervoor dat de overgang soepel verliep. Een belangrijke factor voor het succes van de implementatie: de meeste behandelaren ervaarden de vernieuwing direct als een verbetering.

“De samenwerking met Solviteers verliep heel prettig. Marty werkte snel, schakelde moeiteloos met onze teams en was precies op de momenten aanwezig waarop het nodig was.” – Ewoud de Jong

Het EPD bij Eleos staat nu als een huis: modern, toekomstbestendig, sluit aan bij de dagelijkse praktijk en maakt verdere digitalisering mogelijk.