Veranderen met een IT-component. Hoe pakt u dat aan?

Veel verandertrajecten binnen het publieke domein hebben een IT-component. Neem de invoering van de Omgevingswet. Daarin verandert de positie van de gemeente enorm in haar samenwerking met andere partijen en dienstverlening aan de burger. Dit betekent andere werkprocessen, maar ook veel op het gebied van applicaties en de koppelingen hiertussen. Wat is er nodig om dit soort veranderingen met een flinke IT-component te kunnen realiseren? Esther Dijkema, Projectleider bij Solviteers, geeft in haar blog de drie belangrijkste tips.

Tip 1: Uw projectteam is een goede afspiegeling van uw organisatie.

Neem nou de invoering van de nieuwe Omgevingswet. Daar moet flink wat voor veranderen, zowel in de werkprocessen als in de IT. Vaak zien we dat een projectteam bestaat uit een aantal vergunningsverleners en een toezichthouder.

Maar het is belangrijk dat alle belanghebbenden in het projectteam zijn vertegenwoordigd:

• Dus ook de functioneel beheerder van de applicatie.
• En iemand die gaat over informatiebeveiliging in het project, zoals de Privacy Officer.

Verder goed om rekening mee te houden: een projectleider weet waarschijnlijk niet hoe ingrijpend de Omgevingswet is voor bijvoorbeeld het gegevensbeheer, zoals het bijhouden van de Bag-registraties. Ook daarvoor is iemand binnen de organisatie verantwoordelijk en die wilt u absoluut in uw projectteam hebben.

Tip 2: Hou uw ogen op het doel, niet op de bal.

We weten dat het gezegde precies andersom is, maar in veranderprojecten met een IT-component is dit een goede tip. Zelfs waar een project ogenschijnlijk alleen over het implementeren van een applicatie lijkt te gaan, gaat het daar eigenlijk niet om. Het gaat er bijvoorbeeld om dat de medewerkers op de werkvloer met die applicatie op een goede manier WMO-beschikkingen kunnen verlenen.

Het gebruik, dat is het doel dat u voor ogen houdt. De applicatie is de bal die u in dat doel moet schieten.

Als u een pakket gaat implementeren, dan worden er tijdens het project onbewust andere keuzes gemaakt om vinkjes te kunnen zetten. Zoals bij ‘proces ingericht’ en ‘koppeling gelegd’, om op die manier snel het projectdoel te realiseren. Maar is het doel om snel een vergunning met een uitstekende kwaliteit af te leveren, dan vliegt u zo’n project anders aan. Natuurlijk is het dan nog steeds belangrijk dat het pakket goed wordt geïmplementeerd, maar dat is dan een middel op weg naar het doel.

Tip 3: Wees bij samenwerkingen realistisch aan het begin.

Er zijn veel samenwerkingen tussen gemeenten, waarbij er één IT-organisatie wordt opgetuigd die het voor al die gemeenten regelt. Vervolgens wordt er gezamenlijk een veranderproject opgestart, waarbij een applicatie wordt ingevoerd in de werkprocessen. Een centrale opdrachtgever zegt dan al snel: ‘We gaan met z’n allen voor één inrichting’ of ‘We hebben een best practice en die gaan we implementeren’ of ‘We gaan voor de standaard’. Huurt u een projectleider in met weinig kennis van hoe het er echt toegaat op de werkvloer, dan zegt hij wellicht te snel overal ‘ja’ op. Aan het eind blijkt niet alleen het project zwaar te zijn tegengevallen, maar ook dat er enorm veel maatwerk is verricht.

Kies voor een projectleider ‘met de voeten in de modder’.

Wij zien dus dat er vaak bij IT-gerelateerde veranderprojecten in het publieke domein de focus sterk op IT ligt en de werkvloer wordt vergeten, of andersom.

Wat u nodig heeft is een projectleider die ‘met de voeten in de modder’ heeft gestaan. Helaas zijn veruit de meeste projectleiders een veranderkundige óf een IT-er. Er zijn maar weinig projectleiders die van beide aspecten verstand en zelf hebben gewerkt met de applicaties bij een gemeente.

Bij Solviteers word je pas projectleider als je aan alle drie voorwaarden voldoet. Met meer dan 30 jaar ervaring weten wij: dit is wat een veranderproject met een IT-component vereist.