Van idee naar werkende praktijk: zo begeleid u een succesvolle AI-implementatie

Van ambitie naar eerste idee

AI-use cases kunnen het beste worden gezocht bij de bron waar de meeste energie verloren gaat: daar waar processen vastlopen, kennis verdwijnt en medewerkers veel tijd besteden aan repetitieve taken met weinig toegevoegde waarde. Denk aan situaties zoals:

• structureel hoge werkdruk in uitvoerende processen;
• uitstroom van ervaren medewerkers en kennishouders;
• veel herhaalwerk dat handmatig wordt uitgevoerd;
• grote hoeveelheden ongestructureerde informatie die moeten worden gescand, gelezen, gecontroleerd of samengevat.

De uitdaging zit niet in het bedenken van ideeën, maar in het selecteren van een toepassing die integreert in het werkproces.

Van idee naar pilot: aantonen dat het werkt

Na een eerste idee volgt vrijwel altijd dezelfde vraag: werkt dit ook echt in de praktijk? Een Proof of Concept (PoC) helpt om te toetsen of een toepassing technisch en functioneel werkt, om inzicht te krijgen in risico’s en randvoorwaarden en om verwachtingen bij bestuur en organisatie te managen.

Tegelijkertijd is een PoC geen doel op zich. Zonder duidelijke afspraken over het vervolg blijft het vaak bij een geslaagde test, zonder structurele doorwerking in het dagelijks werk.

De valkuil van pilots

Veel gemeenten starten enthousiast een pilot, bijvoorbeeld met een chatbot, documentanalyse-tool of een andere laagdrempelige AI-toepassing. De pilot laat zien dat AI kan werken, maar daarna stokt het vaak. De bestuurlijke pijn zit niet in de technologie, maar in wat er ontbreekt rondom de pilot:

• er is geen helder eigenaarschap of besluit over opschaling;
• de tool wordt niet geïntegreerd in het werkproces, waardoor het gebruik ervan afhangt van de welwillendheid van het individu;
• medewerkers weten niet hoe de toepassing hun werk structureel verandert;
• processen worden niet aangepast, waardoor AI ‘naast’ het werk blijft bestaan;
• governance en verantwoording zijn onvoldoende ingericht.

Het gevolg: energie en middelen zijn ingezet, maar de organisationele uitdagingen nemen niet af. De pilot verdwijnt langzaam van de agenda, terwijl de onderliggende werkdruk blijft bestaan.

Van experiment naar werkende praktijk

Een succesvolle AI-implementatie vraagt een verschuiving van focus: weg van de tool, richting organisatie en proces. Dat betekent dat gemeenten expliciet aandacht moeten hebben voor:

• het werkproces: waar kan AI ondersteunen bij herhaalwerk, analyse of voorbereiding;
• adoptie en vaardigheden: medewerkers weten wat AI kan, wat het niet mag en hoe het hen helpt;
• governance en regie: duidelijke afspraken over eigenaarschap, toezicht en verantwoordelijkheid;
• borging: AI wordt onderdeel van het reguliere werk, niet een losse toevoeging.

In de praktijk vertaalt dit zich naar concrete toepassingsmomenten. Denk aan AI die eenvoudige vergunningsaanvragen voorbereidt, vragen van burgers bundelt en analyseert, of dossiers bij bezwaar- en beroepszaken samenvat. De inhoudelijke beoordeling en besluitvorming blijven altijd mensenwerk.

Van pilot naar praktijk: begeleiding door Solviteers

Bij Solviteers begeleiden we gemeenten bij elke stap, van eerste idee tot structurele implementatie. We helpen bij het identificeren van kansrijke werkprocessen, begeleiden adoptie en training van medewerkers, richten governance en regie in en zorgen dat resultaten worden geborgd in de dagelijkse praktijk. Zo wordt AI geen tijdelijk experiment, maar een structureel ondersteunend instrument dat werkdruk verlaagt en processen daadwerkelijk verbetert.