Van Cognos naar Power BI: de overstap lukt pas als het fundament klopt

Een trend die zich niet laat negeren 

Cognos was jarenlang de standaard voor BI binnen de overheid. Maar de balans tussen wat het kost en wat het oplevert, verschuift bij veel gemeenten. Power BI is goedkoper in licentiekosten, laagdrempeliger in gebruik en sluit aan op de Microsoft-omgeving die bij de meeste gemeenten al aanwezig is. 

Daar komt bij dat de behoefte aan self-service rapportages toeneemt. Medewerkers willen zelf analyses maken, zonder telkens afhankelijk te zijn van een specialist. Voor organisaties die daar behoefte aan hebben, is Power BI het verkennen waard. 

Of deze beweging voor uw organisatie de juiste stap is, hangt af van uw situatie. Wat wij wél zien: wie de overstap zet zonder voorbereiding, loopt snel tegen problemen aan die niets met de tool te maken hebben.

Meer dan een softwarewissel 

Een toolwisseling klinkt overzichtelijk. In de praktijk raakt het meer dan alleen de software. 

Cognos werkt met Framework Manager: een modellaag die de verbinding legt tussen uw bronsystemen en uw rapportages. Die laag verhuist niet mee naar Power BI. Dat betekent dat u datamodellen opnieuw moet opbouwen, bestaande rapportages stuk voor stuk opnieuw moet bouwen en dashboards op een andere manier moet inrichten. 

Dat is beheersbaar, mits de onderliggende data op orde is. Maar juist daar wringt het bij veel gemeenten. Bronsystemen hanteren hun eigen definities. Wat in het ene systeem een 'inwoner' is, telt in het andere systeem anders. Gegevens uit het sociaal domein, de financiële administratie en de vergunningverlening leven in gescheiden werelden. Er zijn allerlei koppelingen, maar geen centrale plek waar die data samenkomt in een uniforme, betrouwbare vorm. 

Wie in die situatie van Cognos naar Power BI stapt, bouwt nieuwe dashboards op hetzelfde fragiele fundament. De rapportages zien er anders uit. De onderliggende problemen blijven. 

Geen centraal fundament, en dat is het werkelijke probleem 

U rapporteert nét iets anders dan uw collega, omdat u een andere bron gebruikt. Cijfers sluiten niet op elkaar aan. Bij iedere nieuwe vraag begint u opnieuw. Zolang er geen centraal datamodel en geen datawarehouse fungeert als betrouwbare bron tussen de bronsystemen en de rapportagelaag, blijft iedere toolkeuze beperkt in wat ze oplevert. 

Een toolwisseling dwingt u na te denken over iets wat u misschien al langer had moeten doen: het herontwerpen van uw datafundament. Dat is geen prettige boodschap, maar het is wél een kans. 

Wie nu een datawarehouse inricht tussen de bronsystemen en de rapportagetooling, pakt meerdere problemen tegelijk aan. Data uit allerlei bronnen wordt op één plek samengebracht, gecombineerd en naar een uniforme kwaliteit gebracht. Datakwaliteit verbetert structureel, in plaats van per rapport. 

Een datawarehouse biedt ook bescherming tegen iets wat minder zichtbaar is, maar minstens zo relevant: het verlies van historische gegevens. Gemeenten hebben te maken met wettelijke bewaartermijnen. Gegevens in het sociaal domein of de financiële administratie moeten na verloop van tijd uit bronsystemen worden verwijderd. Zonder centrale opslag zijn die cijfers dan definitief weg. Wilt u over vijf jaar nog kunnen laten zien hoe een bepaalde doelgroep zich heeft ontwikkeld, of hoe kosten zich over de jaren hebben bewogen? Dan moet u die samengevatte, niet-herleidbare historische data nu al veiligstellen. Een datawarehouse doet dat voor u, los van welke tool u gebruikt om te rapporteren. 

Een vliegende start met het Gemeentelijk Gegevensmodel 

Voor gemeenten is er een praktisch vertrekpunt: het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM). Het GGM is een gedeeld informatiemodel dat beschrijft hoe gemeentelijke data is opgebouwd en met elkaar samenhangt. Ontwikkeld door gemeenten, voor gemeenten. Het biedt een fundament om uw dataplatform op te bouwen zonder dat u alles zelf hoeft uit te denken. 

Voor allerlei veelgebruikte applicaties is al beschreven hoe de vertaling van bron naar GGM eruitziet en welke rekenregels daarbij horen. Dat scheelt aanzienlijk in ontwikkeltijd. De basisprocessen zijn bij vrijwel iedere gemeente identiek en dus snel in te richten. Het maatwerk dat uw organisatie uniek maakt, blijft gewoon bestaan. 

U staat er bovendien niet alleen voor. Er zijn sparringpartners te vinden die met dezelfde vragen worstelen. De doorontwikkeling van het GGM gebeurt vanuit een groter netwerk, met actieve betrokkenheid van de VNG en allerlei leveranciers. Standaardisatie via dat netwerk wordt de komende jaren steeds bepalender. Voor gemeenten die nu aansluiten, is dat een voorsprong. 

Begeleider in een verandering die groter is dan de tool 

Dit is een moment waarop u keuzes maakt die de komende jaren de kwaliteit van uw informatievoorziening bepalen. 

Solviteers begeleidt organisaties die in deze beweging zitten. Niet door direct een nieuwe tool te implementeren, maar door eerst in kaart te brengen wat de impact is: op uw datamodel, uw rapportages en uw bronsystemen. Daarna helpen wij bij de herinrichting van data en rapportages met oog voor wat u al heeft en wat u nodig heeft. 

Wilt u weten waar uw organisatie nu staat? Wij voeren een impactanalyse uit die binnen korte tijd duidelijk maakt wat een overstap voor u betekent en welke stappen als eerste gezet moeten worden. Op basis van die analyse stellen wij een gefaseerd plan van aanpak op en begeleiden wij de uitvoering: van het herontwerpen van het datafundament tot de inrichting van nieuwe rapportages.