Grip op beleid met data: zo maakt u als gemeente het verschil onder de Omgevingswet

Begin bij de basis: van beleid naar meetbare informatie

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker bij de overgang naar datagedreven werken. Veel gemeenten starten met het opstellen van omgevingsvisies en omgevingsprogramma’s. Het is belangrijk om vooraan in het beleidsvormingsproces de vertaling te maken van abstracte ambities, naar concrete indicatoren die ook goed worden vastgelegd in verschillende systemen. Dat wordt nog wel eens als een uitdaging ervaren.

Voordat u beleid vertaalt naar data, is het belangrijk om eerst de informatiebehoefte te bepalen:

• Welke maatschappelijke effecten streven we na?
• Welke data helpt ons om deze effecten te meten?
• Welke data geeft ons inzicht om beleidsinhoud of beleidsuitvoering bij te sturen?
• Hoe meten we dit zonder de afwegingsruimte voor de uitvoering te beperken?

Deze vragen horen thuis aan de voorkant van het proces. Daarbij is het net zo belangrijk om te weten of deze indicatoren ook echt meten wat u wil dat ze meten.

Tip: betrek vanuit de startblokken een analist uit een BI team als klankbord. Die geeft direct waardevolle inzichten en dat maakt het een stuk eenvoudiger om de daadwerkelijke dashboards in de latere fases te ontwikkelen.

Organiseer de dataregistratie: de basis voor betrouwbare sturing

Zodra u weet wat u wilt meten, volgt de volgende uitdaging: hoe zorgt u ervoor dat die metingen daadwerkelijk plaatsvinden én betrouwbaar worden vastgelegd? Hierin speelt de operationele keten een sleutelrol . In beleidsstukken staan de lange termijn doelen geformuleerd. De operationele keten verleent de vergunningen binnen die kaders. Data moet dus niet alleen worden geregistreerd, maar ook consistent, gestructureerd en toegankelijk zijn.

Denk hierbij aan het goed inrichten van werkprocessen, het gebruik van slimme registratiesystemen en het trainen van medewerkers in het belang van datakwaliteit. Betrek ook juridische en privacy-experts om zeker te zijn dat u voldoet aan wet- en regelgeving zoals de AVG.

Het registreren van data is geen taak die bij het BI-team ligt. Een goede registratie van data moet top of mind zijn binnen de afdeling: juist daar, in het dagelijks werk, wordt de registratie verricht waaruit de inzichten ontstaan. Met die inzichten kan de gemeente vervolgens effectief beleid bijsturen. Dat geldt overigens niet alleen voor VTH of onder Omgevingswet, maar ook voor het Sociaal Domein of andere domeinen.

Investeer daarom in:

• Goed ingerichte systemen
• Heldere procesafspraken
• Bewustwording bij medewerkers
• Naleving van privacywetgeving (AVG)

En onthoud: zonder betrouwbare registratie is sturen onmogelijk.

Van data naar dialoog: rapporteren en bijsturen

Data is waardevol als het gebruik ervan leidt tot inzicht en actie. Een belangrijke vervolgstap, nadat doelen en meetmethoden zijn vastgesteld, is vaststellen welke waardevolle inzichten leiden tot concrete en uitvoerbare acties of verbetering. Daarom is het cruciaal om rapportages niet alleen als terugkoppeling te zien, maar als een strategisch instrument voor dialoog en bijsturing.

Bepaal vooraf wie u wanneer en hoe informeert. Werk met vaste rapportagemomenten, maar zorg ook voor dashboards die real-time inzicht geven aan de juiste stakeholders.

Goede rapportages helpen om de PDCA-cyclus te sluiten. Zorg dat:

• Informatie aansluit op de rol van de ontvanger (strategisch, tactisch of operationeel)
• Dashboards actuele inzichten bieden
• Er ruimte is voor interpretatie én actie

Zo ontstaat de mogelijkheid om beleid bij te sturen op basis van realiteit en niet op aannames.

Versterk de interactie tussen beleid en uitvoering

Een succesvolle BI-aanpak stopt niet bij losse rapportages per domein. De echte meerwaarde ontstaat wanneer u de verbinding legt tussen beleid en uitvoering, bijvoorbeeld tussen een beleidsafdeling en het VTH-domein, en de organisatie de toegevoegde waarde ziet om de gegevens vast te leggen.

Door data integraal te monitoren, wordt zichtbaar wat de effecten van beleid zijn in de praktijk. Dat vraagt om samenwerking, heldere rollen en een BI-strategie die de werelden van beleid en uitvoering verbindt. Die verbinding bereik je door middel van:

• Integrale dashboards
• Gezamenlijke KPI’s
• Structurele samenwerking tussen beleidsmakers en uitvoerders

Deze integrale aanpak geeft inzicht in het effect van beleid in de praktijk.

De oplossing: data als fundament voor een wendbare gemeente

De Omgevingswet vraagt om meer dan beleidsaanpassing of technische voorbereiding. Ze vraagt om een cultuur van leren. Dat betekent samen verbeteren. Bij fouten niet wijzen op eigenaarschap of verantwoordelijkheid, maar afvragen: wat kunnen we gezamenlijk doen om dit te verbeteren? Dat levert een gemeente op waarin beleid, uitvoering en datagedreven werken onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.

Wat kan Solviteers voor u betekenen? 

Solviteers helpt gemeenten om flexibel te blijven, maatschappelijke uitdagingen beter te monitoren en effectiever beleid te voeren. We beginnen met het stellen van de juiste vragen, een zorgvuldige voorbereiding en zetten daarna een stevige basis neer van betrouwbare data. Business Intelligence is daarbij geen sluitstuk, maar een strategisch instrument dat beleid en uitvoering met elkaar verbindt.

Wat we onder andere doen:

• We brengen het applandschap in kaart en bedenken wat leggen we waar vast
• We zorgen voor een grondige uitwerking van de informatiebehoefte naar requirements
• We geven ondersteuning bij procesinrichting en de operationele applicatie-inrichting
•  We slaan een brug tussen informatiebehoefte en dashboarding
• We ondersteunen bij technische inrichting/engineering

Gratis adviesgesprek: hoe staat uw gemeente ervoor?

Heeft u al de juiste basis gelegd om data écht te benutten als stuurinformatie in het tijdperk van de Omgevingswet? Bent u op zoek naar een sparringpartner of wilt u inzicht in de vervolgstappen voor uw gemeente ? Neem contact op.