Functioneel beheer uitbesteden: wat levert het op en wat regelt u vooraf?

Hoe kwetsbaar is uw functioneel beheer?

Waar belegt u functioneel beheer nu? Zit het bij één team, of bij beheerders die elk verbonden zijn aan een vakgebied of domein? Hoe losser beheerders van elkaar werken, hoe minder kennis ze onderling delen en hoe kwetsbaarder u bent bij vertrek of uitval. Dat geldt bij centraal én bij decentraal beheer.

Stel: uw functioneel beheerder wordt morgen ziek of vertrekt. Wie pakt het werk dan op? En hoe vult u die vacature in, op een krappe arbeidsmarkt? Toets uw situatie met drie vragen:

1. Is het beheer belegd bij een team waarin collega’s elkaars werk kennen en elkaar kunnen vervangen?
2. Is kennis geborgd? Is daarmee informatie over processen, systemen en onderliggende keuzes en gebeurtenissen vastgelegd?
3. Vangt u pieken, vacatures en ziekte op zonder dat het beheer stilvalt?

Drie keer ja? Dan staat uw beheer stevig. Zorg dat dit zo blijft: leg kennis vast en houd de achtervang op orde. Zit er een nee tussen? Dan is uw beheer kwetsbaar. Centraliseren kan dan helpen, maar uitbesteden is ook een optie. Hoeveel geeft u daarvoor uit handen? Dat bepaalt u zelf: alleen de achtervang bij verlof, ziekte en piekmomenten, één domein, of het hele beheer.

Wat levert uitbesteden op, en wat kost het?

Bij uitbesteden organiseert u functioneel beheer als doorlopende dienstverlening. Dat levert vier voordelen op:

• Continuïteit. Bij ziekte, verlof of vertrek staat vooraf vast wie het werk overneemt. Uitval legt het beheer niet stil.
• Kennisborging. Kennis blijft niet beperkt tot één beheerder. Een team legt kennis vast en draagt die over.
• Flexibele capaciteit. U stemt de capaciteit af op de vraag, ook bij pieken of extra werk.
• Constante kwaliteit. U profiteert elke dag van functioneel beheer op hoog niveau, niet alleen op de dagen dat één specifieke collega aanwezig is.

Die zekerheid kost geld. Maar uw huidige situatie ook, alleen zit dat geld verspreid over posten die u zelden bij elkaar optelt. U werft een nieuwe beheerder, leidt die op en werkt die in. Tot het moment dat de functioneel beheerder volledig ingewerkt en productief is, overbrugt u het gat met tijdelijke externe inhuur.Bij een klein of versnipperd team kan één vertrek daardoor op meerdere posten tegelijk impact hebben. Bovendien weet u vooraf niet wanneer vervanging nodig is en hoeveel tijd en geld dat kost.

Zet de twee routes naast elkaar:

• Eigen team: de kosten kunnen schommelen bij vertrek van een medewerker, zeker als de kennis en werkzaamheden bij een beperkt aantal beheerders liggen. Werven, opleiden, inwerken en eventuele inhuur komen dan boven op de reguliere loonkosten.
• Uitbesteden: u betaalt een vast bedrag per maand, kent uw kosten vooraf, en achtervang en kennisborging zijn onderdeel van de dienstverlening.

Wat het precies kost, hangt af van de omvang en scope van uw beheer en de vorm die u kiest. Maar u betaalt niet alleen voor capaciteit: u koopt risico af. Bij een eigen team draagt u zelf de gevolgen van elk vertrek, elke langdurige uitval en elke piek die u niet opvangt. Bij uitbesteden neemt de dienstverlener dat risico over, via vaste afspraken over achtervang en kennisborging. U geeft dus niet alleen anders uit, u krijgt ook meer terug voor wat u uitgeeft: zekerheid over continuïteit, kennis en kwaliteit.

Raakt u regie en kennis kwijt?

Twee van de zorgen die organisaties hebben bij uitbesteden zijn: ze raken het overzicht en de regie kwijt, en alle kennis verdwijnt zodra het contract afloopt. Uitbesteden lost niet vanzelf alles op, want het resultaat hangt af van hoe u de dienstverlening inricht. Wij helpen u bij het maken van doordachte keuzes op dit vlak, zodat u de regie behoudt en kennis binnen uw organisatie blijft. Waar u in ieder geval aan moet denken, leest u hieronder.

Hoe pakt u uitbesteden aan?

Twijfelt u nog? Begin dan klein. Kies de plekken in uw organisatie waar de continuïteitsrisico’s duidelijk zijn en die u goed kunt afbakenen. Zo doet u ervaring op, zonder de hele organisatie te veranderen.

Wat regelt u dan? Een paar zaken:

1. Kwaliteitsafspraken. Leg contractueel vast wat u van elkaar verwacht: reactietijden, bereikbaarheid en het aantal momenten op locatie.
2. Kennis en documentatie. Leg bestaande kennis over processen, systemen en eerdere beslissingen schriftelijk vast. Mondelinge uitleg volstaat niet. Zorg dat alle documentatie in uw eigen omgeving staat, niet bij de dienstverlener.
3. Interne communicatie. Informeer medewerkers over de nieuwe werkwijze: waar melden ze iets, wie is hun aanspreekpunt en wat verwachten ze van de dienstverlening?
4. Autorisaties en toegang. Regel toegang tot de relevante systemen en informatie voor het beheerteam.
5. Achtervang en vervanging. Spreek af wie het werk overneemt bij ziekte, verlof of vertrek, en hoe snel die persoon inspringt.
6. Regie en overleg. Leg vast welke taken en verantwoordelijkheden bij de dienstverlening liggen en welke binnen uw organisatie blijven. Plan vaste momenten voor overleg en rapportage. De regie over prioriteiten, processen en de ontwikkeling van het domein blijft bij u.
7. Overdracht bij einde contract. Spreek vooraf af hoe de dienstverlener bij beëindiging de kennis en documentatie overdraagt, en binnen welke termijn.

Kies wat bij uw organisatie past

Uitbesteden werkt bij centraal én bij decentraal georganiseerd beheer: voor het hele beheer, voor één domein of als externe achtervang. Welke vorm past, hangt af van uw organisatie, uw wensen en eisen, de problemen die u wilt oplossen en uw visie op de toekomst.

Bij Solviteers voeren consultants het functioneel beheer uit voor allerlei organisaties. Zij hebben ruime ervaring binnen het publieke domein en kennen de processen en applicaties van overheidsorganisaties.

Bent u benieuwd wat uitbesteden voor uw organisatie kost en oplevert? Of wilt u eerst uw uitdagingen op het gebied van functioneel beheer doornemen? Neem contact met ons op. Onze functioneel beheerders denken vrijblijvend met u mee over wat past bij uw organisatie.