Waarom digitaal zaakgericht werken nu echt belangrijk is

Digitaal zaakgericht werken is geen doel op zich, maar een middel om de dienstverlening door de gedigitaliseerde gemeente sneller, duidelijker en transparanter te maken dan nu nog het geval is. Dezelfde gedachte zit achter de Omgevingswet. Die Omgevingswet is even uitgesteld, maar komt zeker. En laat nou digitaal zaakgericht werken noodzakelijk zijn bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet.

Natuurlijk is dit niet iets waar gemeenten pas onlangs mee bezig zijn gegaan. Sterker nog, gemeenten zijn al 10 jaar met digitalisering en zaakgericht werken bezig. Veel processen zijn al ‘zaakprocessen’ met een product, een afspraak over de doorlooptijd en een stuk termijnbewaking. Maar een belangrijk onderdeel van zaakgericht werken is dat u ook alle informatie bij die zaak bundelt. En daar gaat het vaak nog mis.

Hetzelfde geldt voor de digitalisering van gemeenten. De meeste gemeenten werken al (groten)deels digitaal, maar toch zitten er elke keer weer stapjes in het proces die niet digitaal zijn. De overdracht van de ene naar de andere afdeling waarbij toch weer een rapportje geprint moet worden en het papieren archief in de kelder. De zwakste schakel van de keten bepaalt de kracht van de ketting en dit soort zwakke schakels in de digitalisering van gemeenten kom ik in de praktijk dagelijks tegen.

Vandaar mijn oproep in dit blog: gemeenten, de Omgevingswet komt er aan en u heeft nú nog de tijd om echt 100% digitaal zaakgericht te gaan werken. Zodat de digitalisering van uw gemeente op een veel hoger niveau komt. Ik noem in dit blog allereerst de vier kwesties die belangrijk zijn om nu te regelen. Vervolgens geef ik u zes redenen waarom u dit juist nú wilt als gemeente.

Vier zaken die nu echt 'moeten'

(1.) Krijg uw applicatielandschap op orde

De Omgevingswet vereist zaakgericht werken en in het kader van die Omgevingswet wordt het Digitaal Stelsel (DSO) uitgerold. Een belangrijke stimulans voor de digitalisering van gemeenten. Dit is het moment om ervoor te zorgen dat uw hele applicatielandschap op orde is. Met de juiste pakketten om inderdaad digitaal zaakgericht te kunnen werken.

(2.) Regel uw digitale archief, ook juridisch

Digitaal zaakgericht werken en dan op het eind alsnog alles uitprinten en opslaan in uw papieren archief in de kelder? Formeel mag het, maar het is natuurlijk uiterst inefficiënt. En het gaat steeds meer in de weg zitten naar mate de digitalisering van uw gemeente zich ontwikkelt. Regel dus uw digitale archief als gemeente. Daar zitten twee aspecten aan. Technisch moet u een systeem hebben dat ervoor zorgt dat u bijvoorbeeld daadwerkelijk uw bewaartermijnen en uw vernietigingstermijnen in de gaten kunt houden en ook uit kunt voeren. Maar net zo belangrijk is het juridische aspect. Die juridische component is bij de meeste gemeenten alleen nog gericht op het fysieke archief, de verzamelkast in de kelder. Maar om überhaupt over te mogen gaan op digitaal archiveren, moet u daarvoor ook de juridische component op orde hebben.

(3.) Regel uw digitale handtekening & stempels

Digitaal zaakgericht werken betekent dat u als gemeente digitale handtekeningen en stempels kunt zetten die net zoveel autoriteit hebben als hun fysieke tegenhangers. Dat vereist natuurlijk allereerst de juiste applicaties, maar vervolgens is er een behoorlijk complex proces van juridisch inregelen nodig. Met certificaten waarbij u zeker weet dat degene die de digitale handtekening zet, ook daadwerkelijk degene is die de handtekening mag zetten. Hetzelfde geldt voor de stempel van de constructeur die een bouwtekening beoordeelt.

(4.) Zorg voor veilige communicatie en samenwerking op afstand

Voor digitaal zaakgericht werken maakt het niet uit of uw samenwerkingspartner één bureau verderop of op 50 kilometer afstand zit. U werkt immers digitaal als gemeente… een veilige communicatie en gegevensuitwisseling op afstand is dan natuurlijk een vereiste. Bijvoorbeeld door te zorgen voor een digitale samenwerkingsruimte waarbij u informatie en stukken kunt uitwisselen en met memo’s de e-mail kunt vervangen. En als dat niet kan, zorg er dan voor dat uw mailuitwisseling beveiligd gebeurt. Hetzelfde geldt voor de uitwisseling van grote bestanden. WeTransfer bijvoorbeeld, is niet de meest veilige manier om dit in te richten. Bovendien staat WeTransfer niet op Nederlandse bodem. Dit levert echt problemen op in het kader van de AVG.

Zes redenen waarom je dit nú wilt als gemeente

Na de vier ‘moetjes’ is het fijn om te weten dat er maar liefst zes goede redenen zijn om digitaal zaakgericht te willen werken als gemeente.

(1.) Met uw tijd meegaan

U bent er voor de burger. Die is in overgrote meerderheid allang gewend aan een digitale manier van werken. Die digitalisering verwachten ze dus ook van de gemeente, in ieder geval als mogelijkheid. De OLO als digitaal loket, maar ook allerlei andere dingen in het fysieke domein zoals meldingen in de openbare ruimte, aanvragen ‘drank en horeca’: het is allemaal digitaal. U loopt echt achter als u als gemeente daar geen digitaal loket voor kunt bieden.

(2.) Minder procedurefouten

Procedurefouten kunnen voor gemeenten een risico zijn. Maken de medewerkers grote fouten of reageren ze te laat, dan kan het zijn dat de vergunning van rechtswege verleend moet worden. Dat kan nare financiële consequenties hebben, maar kan ook betekenen dat u een vergunning moet verlenen voor iets waar u helemaal niet achter staat en haaks staat op het gemeentelijk beleid. Een goed ingeregeld zaakgericht proces binnen een gedigitaliseerde gemeente maakt de kans op procedurefouten véél kleiner.

(3.) Betere informatievoorziening

We leven in een informatiemaatschappij en dat geldt net zo goed voor uw interne organisatie en uw ketenpartners. Digitaal zaakgericht werken zorgt voor een sterke kwaliteitsverbetering van uw informatiearchitectuur. Bij de digitalisering van gemeenten wordt de informatievergaring geautomatiseerd en daardoor betrouwbaarder. Zomaar een paar voorbeelden: met webformulieren doet u een check aan de voorkant; metadata geven een automatische classificering van de documenten die binnenkomen waardoor meteen duidelijk is bij welke zaak ze horen; verschillende mensen kunnen tegelijkertijd met een dossier bezig zijn zonder dat het in de soep loopt.

(4.) Applicatiekoppelingen en gegevensverkeer opschonen

U krijgt binnenkort de aansluiting op het DSO in het kader van de Omgevingswet en daarvoor bent u al met uw koppelingen bezig. Grote kans dat het totaal van uw applicatiekoppelingen laat zien hoe ze historisch zijn ontstaan: een wirwar van informatielijntjes. Als u dan tóch aan de gang moet, trek dan meteen het geheel aan koppelingen en dergelijke strak. U hebt nu de kans om daarmee de digitalisering van uw gemeente goed en toekomstgericht neer te zetten.

(5.) Tijd- en plaatsongebonden kunnen werken

Nú werken veel van uw medewerkers thuis en lopen tegen de problemen van het NIET-digitaal zaakgericht werken aan. Dus nú is het beste moment om ze wat dat betreft op vlieghoogte te brengen. Als u dat op orde hebt, dan heeft u een gedigitaliseerde gemeente waarvan de medewerkers feitelijk tijd- en plaatsongebonden kunnen werken. Alles is digitaal, u kunt waar en wanneer u maar wilt bij uw informatie komen. Dat is nu van groot belang, maar straks ook.

(6.) Meer en beter contact met de burger!

‘Huh, digitaal is toch juist op afstand?’ Ja dat klopt, maar digitaal zaakgericht werken heeft een fantastisch voordeel als u het goed heeft ingeregeld. Het werkt veel efficiënter door de standaardisering. U zorgt ervoor dat u de veelgebruikte processen op een eenduidige manier inricht, waardoor iedereen op dezelfde manier kan werken en makkelijker de taak bij meerdere mensen neer kunt leggen. De tijdwinst die dat geeft, kunt u gebruiken voor persoonlijk contact. Zoals ik laatst hoorde bij een klant: “We hebben nu door die hoge werkdruk geen tijd om persoonlijke aandacht aan de burger te geven. Zo’n vergunningverlening is iets moois. Een burger heeft een plan om iets te gaan bouwen en daar wilt u wat mee doen door persoonlijk even te bellen: ‘u kunt beginnen met uw project!’. Of u wilt juist kunnen uitleggen waarom de vergunning op grond van de huidige bouwplannen niet haalbaar is.”

Ook kan – als u het goed inricht – digitaal zaakgericht werken zorgen voor meer transparantie: waar in het proces zit de aanvraag? Dat als ik als burger kan zien waar we staan en wie ermee bezig is, inclusief een inschatting van wanneer ik uitsluitsel kan verwachten. Tot slot leidt digitaal zaakgericht werken ertoe dat uw medewerkers een eenduidig antwoord kunnen geven aan de burger, omdat ze gebruik maken van dezelfde gebundelde informatie. Persoonlijke aandacht, transparantie, eenduidigheid die mogelijk wordt gemaakt door uw digitale zaakgerichte aanpak als gemeente: de beste invulling van de servicegerichte organisatie die u wilt zijn.

Wij kunnen u helpen

Digitaal zaakgericht werken staat of valt bij een goede implementatie. Ik noem slechts een paar uitdagingen: zorgen voor de juiste fysieke onderdelen waardoor de infrastructuur staat als een huis, de implementaties van de pakketten op een goede manier laten verlopen, alles optimaal inregelen inclusief training van de medewerkers. Er komt heel veel bij kijken.

Solviteers is als geen ander in staat om gemeenten te helpen bij hun digitalisering. Wij zijn onafhankelijk, kennen de werking van alle softwarepakketten, hun onderlinge koppeling en hun koppelvlak met landelijke voorzieningen. Ook kennen wij met onze meer dan 25 jaar ervaring de processen heel goed waarin deze software moet functioneren, inclusief de juridische component. Het verband leggen tussen alle verschillende aspecten die ik heb genoemd in dit blog, het overzicht hebben over het hele landschap van gemeentelijke bedrijfsvoering, dát is onze meerwaarde.

Nieuwsgierig wat Solviteers voor uw gemeente kan betekenen? Neem vooral contact met ons op!