AI-visie: begin klein, dan weet u wat u nodig heeft

Wachten is geen optie

Ondertussen staat AI niet stil. Medewerkers gebruiken tools op eigen initiatief en leveranciers voegen AI toe aan de vakapplicaties die u al heeft. Zonder richting maakt de praktijk de keuzes voor u. Het ene team gaat er voorzichtig mee om, het andere plakt een dossier in een openbare chatbot. In ons blog over de AI Act leest u waarom juist dat ongeziene gebruik zo lastig is.

Uw beleid is misschien nog niet af, maar het AI-gebruik is allang begonnen. Alleen niet onder uw regie.

Begin bij een visie, niet bij een document

Een AI-visie is geen dik rapport. Het is een korte, gedeelde richting die antwoord geeft op een paar vragen. Waarom wilt u AI inzetten: om werkdruk te verlagen, de dienstverlening te verbeteren of kennis te borgen? Waar ziet u kansen en waar juist niet? En welke publieke waarden zijn voor u leidend?

Die waarden krijgen pas betekenis als u ze vertaalt naar het werk. Menselijke controle betekent bijvoorbeeld dat een consulent een AI-advies over een WMO-aanvraag altijd zelf beoordeelt. Transparantie betekent dat u een inwoner die bezwaar maakt, kunt uitleggen welke rol AI speelde.

Klein beginnen, groot leren

Een visie op papier blijft abstract. Daarom is de volgende stap: kies één proces en probeer AI daar in de praktijk uit. Klein, overzichtelijk en met een duidelijk doel.

Een voorbeeld is de VergunningAssistent, ontwikkeld door SXU, het AI-bedrijf van Solviteers en Unbound. De toepassing ondersteunt vergunningverleners bij het hele vergunningproces: van het voorbereiden en controleren van aanvragen tot het toetsen aan regelgeving en het verwerken van resultaten in het VTH-systeem.

Zo'n toepassing laat in korte tijd zien wat AI in een werkproces kan betekenen, verder dan een chatbot die vragen beantwoordt. U leert welk werk AI echt kan overnemen, waar het menselijk oordeel onmisbaar blijft en wat er nodig is aan data, koppelingen en afspraken. En misschien nog wel belangrijker: medewerkers zien met eigen ogen wat AI voor hen doet. Niet als hulpje bij een PowerPoint-presentatie of beleidsnotitie, maar in hun eigen werk, met een zichtbaar resultaat. Dat maakt de stap om AI te gaan gebruiken een stuk kleiner.

Ruimte voor ideeën, met duidelijke kaders

Enthousiasme is de brandstof van elke AI-ontwikkeling. Maar enthousiasme zonder kaders leidt tot risico's en kaders zonder enthousiasme leiden tot stilstand. Hoe vindt u de balans?

Stel een AI-werkgroep samen met medewerkers die er energie van krijgen, uit verschillende afdelingen. Haal privacy, informatiebeveiliging en functioneel beheer er vanaf het begin bij, niet pas aan het eind als controleur. Zo komen nieuwe ideeën op tafel en weet iedereen meteen waar de grenzen liggen.

Houd de spelregels voor de rest van de organisatie eenvoudig. Een paar afspraken die iedereen kent, werken beter dan een handboek dat niemand leest. Bijvoorbeeld: geen persoonsgegevens in openbare AI-tools, de mens neemt het besluit en meld welke tools u gebruikt. Zo blijft er ruimte om te experimenteren zonder dat het uit de hand loopt.

Van ervaring naar beleid

Met een visie en praktijkervaring wordt beleid maken een stuk concreter. U weet nu waar AI waarde toevoegt en waar de risico's zitten. Dan kunt u de echte keuzes maken:

• Voor welke werkzaamheden zet u AI wel in en voor welke niet?
• Welke gegevens mogen medewerkers wel en niet invoeren?
• Welke toepassingen beoordeelt u altijd vooraf?
• Wie is eigenaar van het beleid en wie beoordeelt nieuwe toepassingen?
• Wanneer zijn management of bestuur aan zet?

Vergeet daarbij niet: AI-beleid is nooit af. Tools, leveranciers en regelgeving veranderen snel. Plan daarom vaste momenten om te evalueren en bij te sturen. Gebruik daarbij de ervaringen uit uw eigen organisatie.

Tot slot

Goed AI-beleid begint niet met zoveel mogelijk regels, maar met weten wat u wilt. Die kennis haalt u niet uit een vergaderzaal, maar uit de praktijk. Begin daarom met een visie, kies één concrete toepassing en leer van wat u tegenkomt. Dan wordt uw beleid een weerspiegeling van hoe uw organisatie werkt, in plaats van een document dat in een la verdwijnt.

Meer weten?

Solviteers helpt overheidsorganisaties bij elke stap: van het opstellen van een AI-visie en het inrichten van een werkgroep tot AI-beleid en governance die aansluiten op wet- en regelgeving. Wilt u AI direct in de praktijk ervaren? Via SXU zetten we toepassingen als de VergunningAssistent in, ingebed in uw bestaande processen en vakapplicaties.