Projectaanpak
Projecten die wij uitvoeren gaan bijna altijd over het bij elkaar brengen en op elkaar afstemmen van ICT en organisatie. Het klinkt wellicht simpel, maar in de kern is dit wel waar het in onze ogen om draait. Hier is onze projectaanpak ook op afgestemd. Onze aanpak bestaat uit drie fasen die wij hieronder verder toelichten. Uiteraard bekijken wij welke stappen echt nodig zijn binnen uw project. Want pragmatisch zijn wij natuurlijk wel. In onze aanpak hebben wij altijd focus op: de inhoud, het proces, de relatie en op het resultaat. Op deze manier kunnen wij van uw project ook echt een succesvol project maken.
Fase 1: De voorbereiding
Een project start in onze ogen met een volledig en begrijpelijke plan van aanpak. Zo wordt voor alle betrokkenen duidelijk wat het doel van het project is en op welke manier wij dat doel bereiken. Daarbij vinden wij het belangrijk dat (een aantal) beoogde projectleden meelezen bij de totstandkoming van deze plan van aanpak. Hierdoor wordt het een gezamenlijk gedragen plan.
In het plan van aanpak gaan we in ieder geval in op: projectdoelstellingen, uitgangspunten, kwantitatieve aspecten zoals tijd, geld, resultaten, risico’s en beheermaatregelen én de projectorganisatie (structuur, rollen en benodigde inzet). De benodigde inzet van medewerkers wordt niet alleen benoemd in het plan van aanpak, wij stemmen die ook met de medewerkers en hun leidinggevende af.
Afhankelijk van de behoefte van de klant en aard en grootte van het project stellen wij een stuurgroep op om de risico’s en voortgang tijdens het project te bewaken.
Fase 2: De uitvoering
Bij de start van het project stellen wij met de projectorganisatie vast wat het vertrekpunt is. Laten we als voorbeeld voor een project het vervangen van een softwarepakket nemen. Het is dan nodig om in beeld te hebben hoe het huidige landschap eruit ziet. Te denken valt aan: welke onderdelen van de software worden gebruikt, met welke andere systemen of registraties is de software gekoppeld, hoe ziet onderliggende infrastructuur eruit en welke processen ondersteunt het. Kort samengevat starten wij met het vaststellen van de huidige situatie. In het meest gunstige scenario is deze informatie voor handen. Is dat niet het geval, dan helpen wij om het op papier te zetten. Van daaruit bepalen wij de impact op het landschap. En geven wij aan wat er gaat veranderen, voor wie en hoe wij dat aanpakken.
Inrichten en testen
Op basis van de verkregen informatie vervolgen wij het project met het daadwerkelijk inrichten. Tijdens deze fase is er naast de projectorganisatie ook nauw contact met de leverancier. Het is ook mogelijk dat de leverancier meedraait in het projectteam of in een van de werkgroepen. Dit doen wij omdat er steeds vaker kort-cyclisch wordt gewerkt,. Hierdoor kunnen in een korte periodes functionaliteiten worden opgeleverd. Het is belangrijk dat daarover goed contact is tussen de gebruikersorganisatie en de leverancier. Wij onderscheiden hierbij drie onderwerpen:
Het inrichten van de softwareoplossing
Dit is het meest brede inrichtingsonderdeel. Zo worden werkprocessen en autorisaties ingericht, koppelingen worden gelegd en testscenario’s worden uitgewerkt. Mogelijk worden er eerst ook nog ontwerpen opgesteld als de aard van de software en het landschap hier om vragen.
Het converteren en veiligstellen van gegevens
Vaak is het de wens om gegevens uit de bestaande software mee te nemen naar de nieuwe software. Of wilt u de gegevens op een andere manier beschikbaar en veilig stellen. Onze projectleiders zijn goed in staat om mee te denken over een strategie en vertalen dit door naar begrijpelijke scenario’s.
Totstandkoming van managementinformatie
Wij zien vaak dat er veel rapportages in omloop zijn. Kijken we hier kritisch naar dan blijkt een deel niet gebruikt te worden. Wij zoomen in op de informatiebehoefte van verschillende niveaus. Daarnaast is er ook aandacht voor de technische voorziening: moet de nieuwe software de rapportages creëren of is er organisatiebrede BI-tooling aanwezig die dat moet doen.
Alle drie onderwerpen sluiten het inrichten af met het testen van functionaliteiten om vast te stellen dat wat geleverd is overeenkomt met de verwachting. Het verschil in deze drie onderwerpen is ook terug te zien in de projectorganisatie. Zo kunnen het aparte (deel)projecten zijn als het een wat groter project is. Of wij richten werkgroepen (en indien nodig klankbordgroepen) in. In alle gevallen overziet de projectleider het geheel en bewaakt de onderlinge samenhang. Ook zorgt de projectleider dat de opdrachtgever of stuurgroep altijd tijdig geïnformeerd is over de voortgang van het project. Hierdoor kan, indien nodig, nog worden bijgestuurd.
Opleiden en in productie nemen
Het opleiden van eindgebruikers en beheerders is in onze ogen een essentieel onderdeel van het project. Te vaak wordt dit onderschat. Het gaat in onze ogen niet alleen om ‘de juiste knoppen kunnen vinden’. Het gaat vooral ook over het achterliggende idee waarom er nieuwe software nodig is en op welke manier die gebruikt wordt. Zo kan de achterliggende reden zijn dat er nieuwe wetgeving ingevoerd wordt of dat er werkprocessen geharmoniseerd zijn vanwege de samenvoeging van meerdere gemeenten. Tijdens opleiding is ook daar aandacht voor.
Fase: 3 De nazorg
Bij ingebruikname stopt het natuurlijk niet. Met training on the job begeleiden wij de organisatie bij de eerste stappen in het gebruik van de nieuwe software. Zo monitoren we of de software doet wat het moet doen, de organisatie de afgesproken werkwijze begrijpt en indien nodig schaven we bij. De beheerorganisatie speelt in deze fase een prominente rol. Aan de hand van issues die gemeld worden houden we vinger aan de pols bij de gebruikersorganisatie. Ook houden we goed in de gaten of de beheerorganisatie op voldoende niveau is om de dienstverlening te kunnen leveren die nodig is. Zodra alle projectresultaten behaald zijn, wordt het project officieel in beheer genomen. Ons werk zit er dan op, maar we blijven uiteraard in goed contact met onze klant en indien nodig komen we af en toe nog een dag langs.
Meer weten over onze diensten?
Patrick, onze accountmanager, helpt je graag verder. Je kunt hem mailen of bellen.
E-mail: p.boonman@solviteers.nl | Telefoonnummer: 06 42 93 97 28