VerSaaSing
Van beheer naar regie

Door de ontwikkeling van Software-As-A-Service (SaaS) is het beheer van informatievoorziening crucialer dan ooit. Voorheen lag de focus van (functioneel) beheer voornamelijk op individuele applicaties, waarbij de functioneel beheerder verantwoordelijk is voor het onderhoud van de applicatie en dient als tussenpersoon tussen bedrijfsbehoeften en IT-functionaliteiten. Met SaaS verandert deze dynamiek: standaard functionaliteit bepaalt nu de dagelijkse gebruikerservaring, waardoor functioneel beheer een bredere en complexere rol krijgt in de afstemming tussen de gebruikersbehoefte en de leverancier(s).

Met een complex IT landschap van lokale (on-premise) en SaaS-applicaties en veranderende gebruikersbehoefte, is regievoering vanuit functioneel beheer cruciaal geworden - een kans én uitdaging tegelijkertijd.

functioneel-beheer-solviteers-advies-implementatie

Functioneel beheer 2.0

Voortraject
De rol van de functioneel beheerder begint al in het voortraject, waarbij cruciale beslissingen worden genomen met betrekking tot SaaS-oplossingen en integrale informatievoorziening. Het gaat hierbij vooral om de beschikbaarheid van de informatievoorziening zelf. Zowel de applicatie als de informatie zijn niet langer beperkt tot on-premise. Dit resulteert in een IT-landschap binnen de gemeente dat een combinatie is van zowel on-premise als cloudapplicaties. Het is essentieel om te overwegen hoe de betreffende informatie wordt ontsloten en gecombineerd met andere gegevens bij het kiezen voor wel of geen SaaS-oplossing. Deze keuzes hebben directe invloed op de informatiestromen binnen de organisatie.

De functioneel beheerders van Solviteers zijn goed op de hoogte van de beschikbare SaaS-oplossingen, zodat zij gebruikers adequaat kunnen adviseren. Door ontwikkelingen actief te volgen, informeren zij gebruikers over de mogelijkheden en beperkingen van verschillende applicaties.
Maatwerk naar standaard
Na de implementatie van diverse SaaS-applicaties komen functioneel beheerders in een nieuwe rol terecht. Maatwerk wordt vervangen door standaardoplossingen, waarbij de ruimte voor aanpassingen beperkter is dan bij on-premise applicaties. De organisatie krijgt minder flexibiliteit in de functionaliteit en wordt afhankelijker van de leverancier voor onderhoud en het oplossen van verstoringen.

Functioneel beheerders verschuiven hun focus naar het finetunen van standaardoplossingen en het afstemmen ervan op de bedrijfsprocessen. Het opstellen van use-cases, afstemmen met alle betrokken partijen en het creëren van draagvlak worden cruciale taken. Op die manier zorgen onze functioneel beheerders ervoor dat de SaaS-diensten optimaal worden benut.
Releasemanagement
Het traditionele release management verandert drastisch in het tijdperk van SaaS. Functioneel beheerders kunnen nu belast worden met taken die voorheen elders lagen. Omdat de leverancier bepaalt wanneer updates worden uitgerold, moeten functioneel beheerders communicatief vaardig zijn en creatieve oplossingen vinden.

Organisaties hebben niet altijd de vrijheid om updates te weigeren, wat vraagt om flexibiliteit van functioneel beheerders. Soms moeten ze extra werk verrichten om functionaliteiten aan te passen aan de nieuwe release. Het omgaan met deze veranderingen vereist een proactieve en doortastende aanpak van functioneel beheerders. VerSaaSing leidt niet tot minder werk, maar tot een nieuwe benadering van het werk.

De functioneel beheerder van Solviteers neemt de regie in handen. Dit leidt tot efficiëntie en standaardisatie van bedrijfsprocessen, waarbij de focus verschuift van applicatiegericht naar procesgericht