Wet open overheid: Uitdagingen bij de implementatie van de Woo 

De Wet open overheid (Woo), die sinds 1 mei 2022 van kracht is, vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en heeft als doel om de transparantie van de overheid te vergroten. Waar de Wob burgers en journalisten de mogelijkheid gaf om informatieverzoeken in te dienen, legt de Woo nadruk op proactieve openbaarmaking van informatie. Dit betekent dat overheidsinstellingen zelf informatie openbaar moeten maken zonder dat burgers hier expliciet om hoeven te vragen. 

Voorbeelden van dergelijke openbaarmakingen zijn besluiten van algemeen belang, subsidies, en aanbestedingen. Dit moet bijdragen aan een opener bestuurscultuur en het vertrouwen in de overheid vergroten. 

Belangrijkste veranderingen van de Woo ten opzichte van de Wob 

Proactieve openbaarmaking

In tegenstelling tot de Wob, waarbij de nadruk lag op reactieve openbaarmaking – het verstrekken van informatie na een verzoek – verplicht de Woo overheidsinstanties om informatie uit eigen beweging beschikbaar te stellen.

Dit omvat bijvoorbeeld beleidsdocumenten, jaarverslagen, en informatie over aanbestedingen. De Woo beoogt een cultuur van actieve transparantie te creëren, wat betekent dat burgers beter geïnformeerd kunnen deelnemen aan het democratisch proces. 

Informatieplicht

Overheidsorganisaties worden verplicht om hun informatiebeheer goed te organiseren, zodat documenten eenvoudig toegankelijk zijn voor zowel intern gebruik als openbaarmaking.

Dit betekent dat er binnen de organisaties structuren en systemen moeten worden opgezet die zorgen voor een efficiënte manier van informatie verwerken, opslaan en beschikbaar stellen.

Dat vergt goed informatiebeheer waarbij er niet alleen naar de uitgangspunten van de Woo gekeken wordt, maar ook naar samenhangende wetgeving op bijvoorbeeld het gebied van privacy, duurzame toegankelijkheid/ archivering en elektronisch publiceren.  

Met de common ground is er al een beweging ingezet om de informatievoorziening efficiënt en flexibel in te richten. Je zou punt 1 en 2 kunnen zien als 1 verandering: je moet meer openbaar maken, en hiervoor moet je informatiebeheer beter op orde zijn.

Uitgebreide reikwijdte

De Woo geldt niet alleen voor de centrale overheid, maar ook voor decentrale overheden zoals provincies, gemeenten, en semipublieke instellingen die een publieke taak vervullen, zoals ProRail.  

Dit zorgt ervoor dat meer instanties onder de wet vallen, waardoor burgers toegang krijgen tot een breder scala aan informatie.  

Deze uitbreiding brengt echter ook extra uitdagingen met zich mee voor kleinere organisaties en semipublieke instellingen, die mogelijk minder goed voorbereid zijn op de administratieve en technische vereisten van de Woo.

Vraag ons gerust naar de mogelijkheden!

Uitdagingen Wet open overheid

Er wordt vooral stress ervaren bij de implementatie van de Woo vanwege de complexiteit van het opzetten van nieuwe processen en de uitbreiding van de toepassingsgebieden. Zo wordt informatie nu niet alleen voor centrale overheden, maar ook voor semi-overheden openbaar gemaakt. 

Dit betekent dat organisaties zoals ProRail, maar ook woningcorporaties en zelfstandige bestuursorganen, zoals het Kadaster en het UWV, onder dezelfde verplichtingen vallen. 

Dit zorgt voor een bredere verantwoordelijkheid, maar ook voor een verhoogde kans op fouten, vooral bij gevoelige informatie. Bij passieve openbaarmaking, waarbij een burger een verzoek indient, is de stress minder groot, omdat de procedure vergelijkbaar is met die onder de Wob.  

De complexiteit wordt versterkt door de noodzaak om privacygevoelige informatie te waarborgen. Er moet bijvoorbeeld voorkomen worden dat vertrouwelijke gegevens zoals burgerservicenummers of persoonlijke details per ongeluk openbaar worden gemaakt. Dit vereist nauwkeurige controles en systemen om te voorkomen dat er onbedoelde datalekken plaatsvinden. 

ICT-aanpassingen voor de Woo 

Om te voldoen aan de eisen van de Woo, moeten overheidsorganisaties hun informatiebeheer en ICT-voorzieningen moderniseren. Dit begint bij goed beheer van digitale archieven en systemen voor informatiebeheer.  

Deze systemen moeten worden aangepast om proactieve openbaarmaking te ondersteunen. Dit houdt in dat overheidsinstanties de juiste metadata en zoekfunctionaliteiten moeten hebben om documenten snel en efficiënt terug te vinden.  

Automatisering van werkstromen is hierbij cruciaal. Dit geldt niet alleen voor de publicatie van informatie, maar ook voor het efficiënt afhandelen van Woo-verzoeken. 

Een ander belangrijk aspect is de beveiliging van informatie. Bij openbaarmaking moet rekening worden gehouden met privacyregels, zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat ICT-systemen automatisch vertrouwelijke gegevens moeten afschermen voordat documenten openbaar worden gemaakt.  

En dat is op zijn beurt weer essentieel om te voorkomen dat persoonlijke of gevoelige informatie, zoals bij gezondheidsinstanties en of bijvoorbeeld Veilig Thuis, in de verkeerde handen terechtkomt. 

Samenwerking tussen verschillende overheidsinstanties is ook van belang. Het gebruik van gestandaardiseerde ICT-systemen kan helpen bij de implementatie van de Woo. Door met uniforme systemen te werken, kunnen instanties informatie eenvoudiger delen en publiceren. 

Gemeenten worden bijvoorbeeld verplicht om deel te nemen aan het Openbaarheidsregister, waar documenten centraal gepubliceerd kunnen worden. Ook speelt training van personeel een cruciale rol. Medewerkers moeten niet alleen getraind worden in de nieuwe Woo-procedures, maar ook in het gebruik van ondersteunende software en tools. 

Toekomstige ontwikkelingen en kansen 

Hoewel de Woo bedoeld is om meer openheid te creëren, roept het ook vragen op over de toekomst van informatiebeheer binnen de overheid. De verwachting is dat de Woo een breed scala aan nieuwe verplichtingen en procedures met zich meebrengt, wat druk uitoefent op de administratieve capaciteiten van overheidsorganisaties.  

Solviteers zou overheden kunnen ondersteunen met bijvoorbeeld “health checks” van hun informatiehuishouding. Deze checks kunnen helpen om te bepalen of een organisatie klaar is voor de nieuwe openbaarmakingsverplichtingen. 

Daarnaast kan kunstmatige intelligentie (AI) een rol spelen in het beheren en ontsluiten van informatie. AI-tools kunnen bijvoorbeeld helpen bij het automatiseren van het anonimiseren van documenten, wat de last van overheidsmedewerkers zou kunnen verlichten. 

De Woo brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee in hoe overheidsinformatie wordt beheerd en openbaar gemaakt.  

Hoewel de wet bedoeld is om de overheid transparanter te maken, zorgen de bijkomende complexiteit en vereisten voor uitdagingen op het gebied van ICT, procesbeheer en privacy. Organisaties moeten zich hierop voorbereiden om te voldoen aan de eisen van de wet en tegelijkertijd hun informatiehuishouding te verbeteren. 

Meest gestelde vragen over de Woo: 

Wat is het verschil tussen de Wob en de Woo?

Het grootste verschil is dat de Woo overheidsinstellingen verplicht om informatie proactief openbaar te maken. Waar bij de Wob de nadruk lag op reactieve openbaarmaking (na een verzoek), zorgt de Woo ervoor dat bepaalde documenten automatisch beschikbaar moeten zijn, zonder dat burgers of journalisten een verzoek indienen. Daarnaast heeft de Woo een bredere reikwijdte en geldt deze ook voor semipublieke organisaties. 

Welke informatie moet proactief openbaar worden gemaakt?

Onder de Woo moeten overheidsinstanties onder andere beleidsdocumenten, besluiten van algemeen belang, subsidies, en aanbestedingen proactief openbaar maken. Daarnaast is de verwachting dat de lijst met te publiceren categorieën in de toekomst verder uitgebreid zal worden.  

Hoe zorgt de Woo voor betere informatievoorziening?

De Woo verplicht overheidsinstanties om hun informatiehuishouding te verbeteren. Dit betekent dat informatie opgeslagen, verwerkt en beschikbaar gesteld dient te worden.   

Daarnaast dienen systemen geschikt gemaakt te worden om hierin te voorzien, waarbij rekening gehouden wordt met goed versiebeheer, privacy en informatieveiligheid. Op zo'n manier dat dit aansluit bij de common ground principes. Dit vraagt om een gestructureerde, systematische aanpak binnen alle lagen van de overheid. 

Wat zijn de consequenties als een overheidsinstantie niet voldoet aan de Woo?

Als een overheidsinstantie niet voldoet aan de Woo, kunnen burgers of journalisten naar de rechter stappen om informatie openbaar te laten maken. Daarnaast kunnen er theoretisch sancties volgen voor instanties die zich niet aan de termijnen of verplichtingen houden. Het niet naleven van de Woo kan ook leiden tot reputatieschade en verminderd publieke vertrouwen in de betreffende organisatie.